Événements publics
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Événements publics

ÉVÉNEMENTS PUBLICS

🎯 Objectifs :

Glossaire :

Terme dans HEEDS
Définition - bulle d’aide
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EVENEMENT
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Titre
Titre de l événement, répercuté dans la quasi totalité des écrans, documents, et différents exports.
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Suivi
Important pour l information interne, ce statut a un impact sur la publication dans les applis HEEDS et les éventuels site web connectés.
Les événements annulés ou reportés apparaissent barrés dans les listes du manageur.
Utilisable dans les filtres événementiels.
Ne peut pas être personnalisé.
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Type
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Série
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Style
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Cible
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Récurrence
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Ouverture
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Horaire annoncé
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Fermeture
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Favori
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TECHNIQUE
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Lieu principal
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Configuration
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H chgmt de jour
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BILLETTERIE
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Disponibilité
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Gamme de tarif
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Lien billetterie
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Infos billetterie
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Accréditations
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Tx SACEM
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Tx SSA
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Tx taxe fiscale
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Tx TVA billetterie
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PRODUCTION / ADMINISTRATION
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En-tête/orga
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Type de prod.
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Infos deal prod.
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Code
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Pax / jauge commerciale
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Numéro d’objet
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TVA sur les contrats artistes
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APPLIQUER DES FAVORIS METIERS
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Référents
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Activités
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Affectations
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Horaires
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Services
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Tarifs
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Sécurité
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Ménage
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Matériel
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Communication
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Matériel Promo
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Pour quoi faire ?

  • planifier des événements (publics extérieurs et publics privés extérieurs location, mise à disposition, …)
  • visualiser :
    • lsa programmation à destination des publics extérieurs
    • l’occupation de ses espaces à destination des publics extérieurs
    • les périodes de forte activité et basse activité
  • pour programmer :
    • artistes
    • intervenants
    • prestataires
    • animateurs…
  • faire le suivisuivi des événements :
    • à confirmeré
    • confirmé
    • annuléé
    • reporté
  • faciliter les bilans d'e son activité
  • une fois l’événement créé : accéder à toutes les fonctionnalités de HEEDS :
    • facturation reliée,
    • ouverture de billetterie,
    • API site internet,
    • XXXX
  • grâce à l’API mise à jour automatique du site internet
  • liste à puces

Limites du module :

  • Les événements durent 24h
  • Pas idéal pour la gestion des options de programmation

Liste des rendus :

  • Programmation > Liste détaillée
    • PDF (avec les informations telles que filtrées à l’écran)
      • Une colonne par mois A3
      • Une colonne par mois (A4)
      • Une colonne par lieu A3
      • Une colonne par lieu (A4)
      • PDF orientation paysage A3
      • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran)
      • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
      • Liste
      • Programmation
      • Colonnes affichées
      • Toutes les colonnes
  • Programmation > Calendrier par dates > par semaine / par mois / par années
    • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran) par année permet de visualiser les périodes de forte activité et basse activité
    • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
  • Programmation > Calendrier par lieux
    • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran)
    • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
  • Line-up : festivals
  • Programme :
    • pour les bilans, CNM
  • ICS
    • Programmation > Mes exports ICS (si créneau alors on aura l’heure d’ouverture et de fermeture de l’événement)
    • Planning, agenda > ISC (on aura du premier au dernier horaire de l’événement par exemple : arrivée des techs à 14h jusqu’à démontage 2h)
 

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager : (utilisation et consultation)

Type de droit
Section
Droit
Description
Droit premier
Paramètres généraux
Tâches
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Droit premier
Paramètres généraux
Matrices
- Matrices > Docx
- Matrices > Emails
- Matrices > Feuilles de route
- Matrices > Bandeaux pour les affiches
Oui : permet de voir, modifier, supprimer des matrices
Non : cache les menus (n'empêche pas d'éditer les documents à partir des boutons "Matrices", "Divers"" ou "FDR" / n'empêche pas d'utiliser les matrices emails)
Droit premier
Exports
Export PDF
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Droit premier
Exports
Export Tableur
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Droit spécifique au module
Programmation
Evénements publics
Oui : autorise à créer des événements publics
Non : empêche de créer des événements publics (autorise à créer uniquement des événements non publics ou simples)
Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | ajouter et supprimer des artistes
Oui : autorise à ajouter et supprimer les artistes d'un événement (public ou non-public), même si on n'a pas le droit de création/modification de ces événements
Non : empêche d'ajouter ou supprimer les artistes d'un événement (public ou non-public)

Usager expert (accès aux paramétrages du module et des fonctionnalités reliées)

Type de droit
Section
Droit
Description
Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | paramètres de base
Donne accès aux paramètres de PROGRAMMATION (hors lieux) :
- en-têtes/organisateurs
- types
- styles
- séries
- publics cibles
- tarification
- formes de représentations
- thèmes
- caisses
(ne commande pas "Lieux, scènes, sites et salles" / "Configuration des lieux" / "Fichiers des lieux")
Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | paramètres des lieux
Donne accès aux paramètres de PROGRAMMATION (lieux seulement) :
- lieux, scènes, sites et salles
- configuration des lieux
- fichiers des lieux
Droit spécifique au module
Programmation
Compteurs
Permettent d'attribuer automatiquement des codes aux événements
Droit spécifique au module
Programmation
Compteurs, paramètres
Paramètres des compteurs utilisés pour attribuer des codes aux événements
Droit spécifique au module
Programmation
Caisses
Oui : permet de saisir, modifier, voir et exporter les comptages de caisse de l'événement
Non : permet de voir et exporter les comptages de caisse de l'événement
Droit spécifique au module
Programmation
Recettes et Dépenses (version beta)
Oui : permet de voir la page "Recettes et dépenses (version beta)" de l'événement
Non : cache le menu "Recettes et dépenses (version beta)" de l'événement
 

🛠️ Quels sont les outils transversaux à maîtriser pour utiliser ce module ?

Base contacts
Base artistes
Formulaires
Campagnes d’emailing
Listes de diffusions
Registre adhérents
Appli(cations web)
Tâches
Matrices docx
Matrices emails
Factures et devis
Module Achats
Compteurs (nouveau)
Signature électronique
Plannings / agenda