Formulaires
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FORMULAIRES

icon-eclairDepuis HEEDS, des formulaires personnalisables sont intégrables sur vos sites internet ou dans un email.

 
Ils permettent notamment de recueillir :
  • l’inscription à une newsletter
  • l’inscription à une campagne de bénévolat
  • le pré-abonnement à un programme, de type carte d’abonné-e ou abonnement studios
  • les demandes d'accréditations (pro, médias ou autres)
  • les données et documents administratifs de vos salariés occasionnels
  • les coordonnées sociales de vos partenaires (exposants, locataires de la salle, tourneurs, etc.)
  • les candidatures, lors d'un recrutement
  • etc.
Pour chaque formulaire rempli, un système de notification prévient par email les membres de l’équipe qui sont concernés.
Il est alors possible d’effectuer un suivi des inscriptions et demandes reçues, de configurer une confirmation automatique et des réponses personnalisées, d’ajouter les informations et documents reçus dans la base de données de contact de HEEDS, etc.
Actif par défaut dans votre environnement HEEDS, le module FORMULAIRES est accessible ici.
Le menu CONTACTS > FORMULAIRES de HEEDS rassemble l’ensemble des entrées dédiées à ce module.
 
notion image

🎯 Objectifs :

Glossaire :

Terme dans HEEDS
Définition
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Sections
permet d’ordonner le formulaire
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Champs fiche contacts
sont les informations contenues dans les fiches contact HEEDS et qui permettront de créer une fiche contact automatiquement
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Article
permettent de demander toute information sous les formats suivants. Ces informations ne seront pas transférées automatiquement dans la fiche contact, ce sont des informations uniques à l’événement en cours
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Modérateur
Ces personnes recevront le message de notification si celui-ci a été paramétré.
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Niveaux de validation
Les niveaux de validation permettent de faire une pré-sélection et un suivi des inscriptions au formulaire. On peut y associer un message sortant.
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Message de Notification
message qui sera envoyé au Modérateur du formulaire
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Message d’Accusé réception
message qui sera envoyé au Client après qu’il ait cliqué sur le bouton Valider du formulaire
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Actif = oui
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Actif = non
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Ouvert
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Fermé
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Ajout automatique
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Pour quoi faire ?

  • Recueillir des informations de l’extérieur, exemples :
    • l’inscription à une newsletter
    • l’inscription à une campagne de bénévolat
    • le pré-abonnement à un programme, de type carte d’abonné-e ou abonnement studios
    • les demandes d'accréditations (pro, médias ou autres)
    • les données et documents administratifs de vos salariés occasionnels
    • les coordonnées sociales de vos partenaires (exposants, locataires de la salle, tourneurs, etc.)
    • les candidatures, lors d'un recrutement
    • etc.
  • Centraliser et traiter des informations
  • Suivre et traiter les inscriptions
  • Faire remonter de façon automatique des données sur HEEDS
  • X

Limites du module :

  • Un formulaire = une inscription = une personne
  • On ne peut pas construire des formulaires “à tiroir”
  • La personnalisation demande quelques connaissances de code (CSS)
  • Ne permet pas de faire des analyses des résultats
  • Les limitations d’accès ne sont pas différentiées par formulaire
  • Ne pas avoir toutes les questions sur un onglet récapitulatif pour organiser les positions et les sections.

Liste des rendus :

  • XLSX
  • CSV
  • PDF
  • Matrice docx
  • TPL Archiver les fichiers
 

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager : (utilisation et consultation)

Type de droit
Section
Droit
Description
Droit premier
Paramètres généraux
Matrices
- Matrices > Docx
- Matrices > Emails
- Matrices > Feuilles de route
- Matrices > Bandeaux pour les affiches
Oui : permet de voir, modifier, supprimer des matrices
Non : cache les menus (n'empêche pas d'éditer les documents à partir des boutons "Matrices", "Divers"" ou "FDR" / n'empêche pas d'utiliser les matrices emails)
Droit premier
Exports
Export PDF
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Droit premier
Exports
Export Tableur
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Droit spécifique au module
Droits généraux
Formulaires
Oui :
- permet de consulter, créer, et modifier des formulaires
- permet de traiter les inscrits
Non :
- cache le menu "Formulaires"
- ne permet aucun accès aux inscriptions
- cache l'onglet "Liens formulaires" de la fiche contact
- permet d'être modérateur et de recevoir les notifications

Usager expert (accès aux paramétrages du module et des fonctionnalités reliées)

Type de droit
Section
Droit
Description
Droit spécifique au module
Droits généraux
Formulaires
Oui :
- permet de consulter, créer, et modifier des formulaires
- permet de traiter les inscrits
Non :
- cache le menu "Formulaires"
- ne permet aucun accès aux inscriptions
- cache l'onglet "Liens formulaires" de la fiche contact
- permet d'être modérateur et de recevoir les notifications
 

🛠️ Quels sont les outils transversaux à maîtriser pour utiliser ce module ?

Base contacts
Base artistes
Formulaires
Campagnes d’emailing
Listes de diffusions
Registre adhérents
Appli(cations web)
Tâches
Matrices docx
Matrices emails
Factures et devis
Module Achats
Compteurs (nouveau)
Signature électronique
Plannings / agenda